Home-Office - Teil I: Tipps für Arbeitgeber

Die Corona-Pandemie stellt Arbeitgeber vor eine Vielzahl an neuen Herausforderungen. Dazu zählt auch die Umstellung auf Heimarbeit. Zwar ist das Konzept „Home-Office“ an sich nichts Neues: viele Unternehmen nutzen das räumlich und zeitlich flexible Arbeitsmodell bereits in kleinerem Maße. Nun ist es dank Corona jedoch – gezwungenermaßen – zum neuen Standard geworden, eine Umstellung, die alles andere als einfach ist. Aber: jede Herausforderung birgt auch eine Chance. Bei erfolgreicher Implementierung können Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen vom flexiblen Arbeitsmodell profitieren. Wir verraten Ihnen, was es für Sie als Arbeitgeber bei der Umstellung auf Heimarbeit zu beachten gilt!

Technische Ausstattung
Eine grundlegende Voraussetzung dafür, dass Ihre Mitarbeiter im Home-Office genauso leistungsfähig sind wie im Büro vor Ort, besteht in der technischen Ausstattung. Dabei sind in Bezug auf die Hardware in erster Linie mobile Lösungen gefragt: Smartphones ersetzen stationäre Telefone; anstelle von PCs kommen Laptops zum Einsatz, die zur Erleichterung der Arbeit durch Bildschirme und Tastauren ergänzt werden. Auch Headsets und Webcams gehören zur Basisausstattung für Mitarbeiter im Home-Office.

Im nächsten Schritt muss die Hardware für die Mitarbeiter aus dem heimischen Netz heraus nutzbar gemacht werden. Dabei gilt es insbesondere, die Sicherheit flexibler Firmendaten zu gewährleisten. Die Installation eines Virtual Private Network (VPN) sowie ausgewählter Anti-Virus-Programmen schaffen hier Abhilfe.

Digitalisierung der Arbeitsabläufe
Die räumliche und zeitliche Flexibilität der Mitarbeiter im Home-Office macht es außerdem notwendig, grundlegende Arbeits- und Organisationsabläufe zu digitalisieren. Sei es das Einreichen eines Urlaubsantrags oder die Aufgabenkoordination innerhalb des Teams: das Home-Office Modell erfordert von Seiten der Mitarbeiter ein erhöhtes technisches Know-How.

Insbesondere bei der Einführung neuer Programme und digitaler Tools, beispielsweise zu Zwecken der internen Kommunikation, ist es daher hilfreich, für Mitarbeiter im Home-Office spezielle Schulungen anzubieten. Schließlich können Arbeitsabläufe nur dann effizient abgewickelt werden, wenn alle Mitarbeiter über die erforderlichen  Hard- und Softskills verfügen und mit den Anwendungen vertraut sind.

Interne Kommunikation
Oft fühlen sich Mitarbeiter im Home-Office weniger stark mit dem Unternehmen und ihren Kollegen verbunden. Um einem abnehmenden Zugehörigkeitsgefühl im Home-Office entgegen zu wirken, ist eine intensive interne Kommunikation das A&O. Dies gilt sowohl für den Austausch der Mitarbeiter untereinander als auch für die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer und Vorgesetztem.

Vor allem regelmäßige Videokonferenzen sind  dabei ein hilfreiches Mittel. Der persönliche Austausch von Angesicht zu Angesicht zeigt den Mitarbeitern, dass Sie sie nicht im Home-Office vergessen haben, sondern sich weiterhin Zeit für sie nehmen. Vor oder nach der Besprechung arbeitsrelevanter Themen sollte dabei auch Raum für ein paar Worte des privaten Austausches bleiben. Dies wirkt sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus, stärkt ihr Zugehörigkeitsgefühl und steigert die Produktivität.

Das richtige Verhältnis zwischen klaren Regeln und Vertrauen
Damit die Arbeit im Home-Office effizient funktioniert, ist es von großer Bedeutung, klare Absprachen bezüglich Arbeitszeiten, Erreichbarkeit und Aufgabenverteilung zu treffen. Feste Regelungen helfen dem Mitarbeiter, seinen Arbeitsalltag von zu Hause zu strukturieren und dabei inhaltliche Zielvereinbarungen nicht aus den Augen zu verlieren.

Jedoch sollte es sich hierbei um einige wenige, dafür aber eindeutige Absprachen handeln. Anstatt ihre Mitarbeiter mit Anweisungen zu überschütten, kommt es darauf an, den Rahmen vorzugeben, innerhalb dessen die Arbeitnehmer ihren Arbeitsalltag gestalten können. Als Arbeitgeber sind Sie gefragt, Ihren Mitarbeitern das dafür notwendige Vertrauen entgegenzubringen und sie nicht ständig zu überprüfen: Während ein Grundmaß an Flexibilität die Produktivität ankurbelt, kann übermäßige Kontrolle das Arbeitsklima schädigen und Mitarbeiter demotivieren.

Ergebnis- statt arbeitszeitorientierte Führung
Um als Arbeitgeber das richtige Verhältnis zwischen Vertrauen und Kontrolle zu finden, erfordert das Home-Office Modell vor allem auch ein Umdenken in der Führungsphilosophie. Dabei geht es insbesondere darum, sich von der Idee zu lösen, Produktivität über die geleistete Arbeitszeit eines Mitarbeiters zu messen. Diese ist im flexiblen Modell ohnehin kaum zu überprüfen.

Anstelle von zeitorientierten Zielvereinbarungen kommt es im Home-Office vielmehr darauf an, inhaltliche Zielesetzungen festzulegen. Ausschlaggebend für die Produktivität eines Mitarbeiters sind somit  in erster Linie die Ergebnisse der geleisteten Arbeit, welche in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden können.

Wie stehen Sie als Arbeitgeber zum Thema Home-Office? Welche Herausforderungen haben sich Ihnen in diesem Zusammenhang bereits gestellt? Wenn Sie Ihre Erfahrungen mit uns teilen wollen, kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail oder über unsere Webseite. Als Recruiting- und Headhunting-Spezialist und Personalberater unterstützt Acensblue Sie gerne bei der richtigen Personalauswahl für Ihr Unternehmen.